Маркетинг мероприятий

При подготовке к конференции важно сосредоточиться на ясных и реальных целях. Работа маркетолога «СТО Конгресс» над проектом начинается с вопросов, ответы на которые мы ищем совместно с оргкомитетом:

Какие Ваши цели? Краткосрочные (цели мероприятия) и долгосрочные (цели по развитию общества)?

Кто целевая аудитория мероприятия? Как много делегатов Вы хотите увидеть на конференции?

В чем по Вашему ценность мероприятия для участников? Как ее увеличить? А что ожидают получить сами участники?

Кто Ваши прямые конкуренты? А косвенные? В борьбе за внимание аудитории? В борьбе за средства компаний? В чем сила Ваших конкурентов, в чем слабость?

Какое представление о Вашем мероприятии уже сформировано у Вашей целевой аудитории и как его поправить?

Какие цели у участников на конференции? Как оргкомитет может помочь им в достижении этих целей?

Смогут ли делегаты позволить себе участие в конференции – добраться из своего города, оплатить регвзнос?

Продукция и услуги каких спонсоров будут интересны специалистам?

Как помочь компаниям лучше представить их услуги? Выстроить отношения с клиентами? Измерить эффективность от участия (ROI)?

Чего ожидают от конференции Ваши спикеры? Как мы можем помочь им?

Формулируя вопросы и получая честные и полные ответы на них, мы понимаем, как сделать будущую конференцию успешной и как измерить этот успех.



Знание целевой аудитории - для кого мы проводим конференцию и понимание того, что они хотят получить от участия в вашем мероприятии

Учитывая текущее состояние экономики, чёткое определение целевой аудитории стало важнее, чем когда либо.

Безусловно, важно знать профессии, должности, научные степени, регионы проживания и место работы делегатов. Но гораздо важнее знать, каких целей они хотят достигнуть, благодаря Вашей конференции. Важно всегда помнить об интересах участников. Как в дальнейшем делегаты будут использовать знания, полученные на мероприятии? Насколько эти знания актуальны? Легко ли участники смогут узнать о конференции? Какие средства массовой информации нужно задействовать, чтобы охватить целевую аудиторию?

Мы знаем, как получить ответы на эти значимые вопросы. Перед началом конференции обратная связь от участников предыдущих мероприятий имеет решающие значение для понимания, каким должно быть предстоящее событие

Участники с самого начала должны почувствовать, что Вы заинтересованы в их мнении. Если их мнение учитывалось при планировании конференции, они с большей вероятностью захотят ее посетить, почувствуют себя партнерами оргкомитета.

В своей работе мы используем четыре наиболее действенных способа получения обратной связи от участников:

Анкетирование

Участники заполняют короткую анкету, в которой делятся своим мнением о конференции: оценивают доклады, работу лекторов, актуальность выставки, общую организацию мероприятия. Отвечают на вопрос: «Как Вы узнали о конференции»? Эта форма рассылается для заполнения только участникам этого года сразу после завершении мероприятия (в течение 1-2 дней).

Анализ анкет позволяет определить «точки» роста – возможности развития конференции. Понять востребованность научных тематик. Оценить качество работы и популярность лекторов, ценность выставки для делегатов.

Анкетирование дает четкое представление о наиболее эффективных каналах информирования. Что помогает привлечь большее число делегатов на будущее мероприятие.

За счет охвата аудитории, анкетирование дает нам наиболее полную картину мнения участников о конференции.

Интервью

На конференциях мы берем интервью у организаторов, ключевых спикеров, делегатов и спонсоров. Интервьюер задает вопросы: «Чем эта конференция была полезна для Вас? Удалось ли Вам получить то, ради чего Вы приехали на мероприятие? Какой лектор и какой доклад Вас впечатлили? Что могут улучшить организаторы?» В отличии от анкетирования, во время интервью мы получаем более полные и определенные ответы. Из них мы понимаем не только мнение участников, но и почему они так думают. Их пояснения и комментарии помогают нам найти новые идеи для улучшения будущих мероприятий.

Интернет исследования

Мнение экспонентов не менее ценно для организаторов, чем мнение делегатов. После каждой конференции мы отправляем экспонентам электронные анкеты.

Компании оценивают работу менеджера «СТО Конгресс» в период подготовки и во время мероприятия, уровень готовности и качество стендов. Число и полезность контактов, полученных на выставке. Совпадение профессий и должностей делегатов с целевой аудиторией компании. Соответствие потенциальной прибыли на инвестиции ожиданиям компании.

Бизнес и профессиональное сообщество не статичны, как и все в этом мире. Качественная конференция реагирует на изменения в обществе, в экономике и политике, в стране и мире. Факторы косвенно или прямо влияющие на участников выставки будут отражены в обратной связи и дадут возможность создавать актуальную и эффективную выставку и программу конференции.

Мы получаем информацию о том, насколько результативным было участие в выставке для экспонентов и что мы можем сделать, чтобы они приняли участие в следующей конференции.



Телефонные опросы

Если интернет-анкетирование на дает нам полной картины удовлетворенности спонсоров (а обратную связь обычно дают либо крайне недовольные, либо наоборот – очень довольные), мы используем телефонные опросы. Общаясь с представителями компании и анализируя ответы, мы понимаем уровень их удовлетворенности мероприятием и то, что нам важно улучшить в будущем.

Анализ обратной связи от делегатов, экспонентов и спикеров поможет создать мероприятие, где мнение каждого участника имеет значение. Организаторам, несомненно, приятно слышать похвалу, но именно честные негативные отзывы позволят конференции стать лучше, определить вектор развития и привлечь больше делегатов и экспонентов на будущие мероприятия.

Во время мероприятия не прекращайте диалог с участниками. Современные системы интерактивного голосования дают возможность лекторам вовлечь слушателей в диалог. Это повышает ценность выступления для аудитории. Дает возможность живого общения и обмена опытом. Все это существенно повышает качество обучения.

Анализ конкурентов

Какие конференции, помимо Вашей, могут быть интересны будущим участникам? В чем их сильные и слабые стороны? Какие лекторы выступают? Какие компании поддерживают мероприятия? В какое время и каких регионах они проводятся? Стоимость участия. Актуальность тематик научной программы.

Конкурентный анализ, подготовленный маркетологами «СТО Конгресс», становится базисом для формирования «отстройки от конкурентов» - уникальных особенностей и преимуществ вашей конференции. Всего того, что сподвигнет делегатов и спонсоров выбрать Вашу конференцию из множества других.

Ценность Вашей конференции

И экспоненты, и делегаты, и спикеры выбирают конференции, в первую очередь, оценивая пользу, которую принесёт им мероприятие.

Базируясь на анализе потребностей участников, мы поможем определить основную ценность предстоящей конференции и предложить её потенциальным участникам. Расскажем о перспективах и пользе от участия в мероприятии.

Преимущества Вашей конференции будут четко сформулированы и представлены на сайте мероприятия, в анонсах в СМИ, коммерческих предложениях и в печатных материалах – там, где их встретят Ваши будущие участники.

С «СТО Конгресс», лидером российского рынка конференций,

Вы создадите по-настоящему уникальное событие».